Protectia datelor personale la nivelul asociatiilor de proprietari

Biroul Evidenţa Persoanelor din cadrul Poliţiei Locale Ploieşti aduce la cunoştinţă că, în conformitate cu prevederile Regulamentului European nr. 679/2016 (RGPD 2018), asociația de proprietari este operator de date cu caracter personal. La nivelul asociației se prelucrează date în mod organizat, într-un sistem de evidență prin mijloace automatizate, combinat uneori cu mijloace neautomatizate, cum ar fi, de exemplu,  supravegherea video din cadrul blocului.

Potrivit art. 39 din O.U.G. nr.97/2005 (republicată) privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, (1) ”persoanele care îşi schimbă domiciliul sau îşi stabilesc reşedinţa sunt obligate să ceară înscrierea în cartea de imobil la noua locuinţă în termen de 15 zile de la mutare; (2) persoanele care locuiesc în imobil sunt obligate să prezinte actul de identitate responsabilului cărţii de imobil, la solicitarea acestuia, pentru actualizarea cărţii de imobil”.

De asemenea, potrivit art.30 alin. (1), (2) din Legea nr. 196/2018 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari şi administrarea condominiilor, ”proprietarii din condominii au obligaţia să notifice preşedintelui orice schimbare intervenită în structura şi numărul membrilor familiei prin deces, căsătorii sau naşteri, persoanele luate în spaţiu, precum şi locatarii/comodatarii ca urmare a închirierii sau a împrumutării locuinţei; notificarea se face în scris în termen de 10 zile de la schimbarea intervenită, de la luarea în spaţiu, respectiv de la semnarea contractului de închiriere/comodat.”

Cartea de imobil se întocmeşte şi se actualizează, conform art.57, lit. i) din Legea nr. 196/2018, de către preşedintele asociaţiei de proprietari şi nu mai poate fi deţinută de alte persoane. Păstrarea, actualizarea şi utilizarea datelor din cartea de imobil de către preşedintele asociaţiei, se face cu respectarea legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date. Asociaţia de locatari este obligată să implementeze măsuri minime tehnice şi organizatorice pentru a asigura confidențialitatea datelor personale ale tuturor locatarilor. De exemplu, modalitatea de afişare, de transmitere şi divulgare a datelor către terţi trebuie să fie însoţită de instrucţiuni concrete.

Astfel, pentru a prelucra legal datele cu caracter personal, trebuie îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:

  1. Să existe un temei juridic care să fundamenteze;
  2. Prelucrarea să se desfăşoare cu respectarea tuturor cerinţelor legale în materie, datele să fie păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depăşeşte perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;
  3. Prelucrarea să fie realizată într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale.